Lời chào tổng đài - IVR (viết tắt của Interactive Voice Response) là một phần quan trọng trong nhạc chờ doanh nghiệp. Một lời chào tổng đài hay và chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng phục vụ qua điện thoại. Bởi vậy, các doanh nghiệp cần lựa chọn lời chào tổng đài phù hợp để đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Ngày nay để bắt kịp xu thế toàn cầu hóa, nhằm phục vụ nhiều đối tượng khách hàng, lời chào tổng đài song ngữ ( Việt - Anh, Việt - Trung, Việt - Nhật, Việt - Hàn, Việt - Đức) đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Trong bài viết hôm nay, RadioAD xin cung cấp cho bạn những điều cần biết khi thu âm tổng đài song ngữ và một vài mẫu tổng đài song ngữ Việt - Anh cho các bạn tham khảo.
Bạn cần thu âm tổng đài song ngữ. Hãy liên hệ ngay Radioad hotline/zalo: 0989.612.668 – 08.1900.6366
Để hoàn thiện một bản thu âm tổng đài song ngữ, doanh nghiệp cần triển khai theo các bước sau:
Bước 1: Lên mục tiêu và thời lượng bản thu âm tổng đài song ngữ
Bước 2: Lên kịch bản tiếng Việt tổng đài song ngữ
Bước 3: Dịch kịch bản sang ngôn ngữ đích mong muốn
Bước 4: Thu âm tổng đài song ngữ
Bước 5: Hoàn thiện
Tùy theo từng doanh nghiệp cụ thể mà lời chào tổng đài song ngữ được xây dựng phù hợp. Một số doanh nghiệp chỉ cần lời chào giới thiệu là đủ, trong khi các doanh nghiệp nhiều phòng ban lại cần thêm Menu, chuyển tiếp và ngoài giờ làm việc.
Trước khi lên kịch bản lời chào tổng đài song ngữ, doanh nghiệp cần khảo sát tình hình thực tế ở công ty, đồng thời xem xét thiết bị tổng đài mình đang có để lên nội dung phù hợp nhất.
Mẫu 1: Chào mừng Quý khách đã gọi đến {tên công ty}
+ Để gặp bộ phận kinh doanh, vui lòng nhấn phím 1.
+ Để gặp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật, vui lòng nhấn phím 2.
+ Cần hỗ trợ thông tin khác, vui lòng nhấn phím 3.
Xin cảm ơn!
- Thank you for calling {name of your company}
+ For contact with the business department, please press 1.
+ For technical support, please press 2.
+ For Other information, please press 0
Thank you!
Mẫu 2: {Tên công ty} xin kính chào Quý khách! Cuộc gọi của Quý khách có mức cước là …. đ/phút đối với thuê bao cố định và …. đ/phút đối với thuê bao di động. Cuộc gọi của quý khách có thể được ghi lại với mục đích đào tạo và nâng cao chất lượng dịch vụ. Quý khách vui lòng thao tác theo hướng dẫn sau:
Để gặp bộ phận {tên phòng ban/ bộ phận} Vui lòng nhấn phím 1.
Để gặp bộ phận {tên phòng ban/ bộ phận} Vui lòng nhấn phím 2 hoặc nhấn phím 0 để gặp tổng đài viên.
Xin cảm ơn!
{name of your company} Greetings to you! Your call has a rate of …. VND/minute for fixed subscribers and …. VND/minute for mobile subscribers. Your calls may be recorded for training purposes and to improve service quality. Please follow the instructions below:
To meet the department…. Please press 1.
To meet the department…. Please press 2 or press 0 to see an operator.
Thank you!
Mẫu 3: Cảm ơn Quý khách đã gọi điện đến tổng đài 1900…. Của Công ty…. Cuộc gọi của Quý khách có mức cước …. đ/phút. Xin Quý khách vui lòng đợi trong giây phút để được chuyển đến nhân viên hỗ trợ.
Thank you for calling 1900…. Of the company…. Your call charge is …. VND/minute. Please wait a moment to be redirected to the agent.
Mẫu 1:
Hiện tại tất cả tổng đài viên đều bận, quý khách vui lòng gọi lại sau. Xin cảm ơn.
Sorry, all of our operators are currently not available. Please call back later.
Mẫu 2:
Hiện tại tất cả các đường dây đều bận, quý khách vui lòng chờ trong giây lại hoặc gọi lại sau. Xin cảm ơn.
All of our agents are currently busy. Sorry for the inconvenience. Please hang up and try your call again.
Mẫu 1:
Chào mừng quý khách đã gọi điện đến công ty thương mại cổ phần X. Giờ làm việc của chúng tôi bắt đầu từ 7h30 đến 17h hàng ngày từ thứ 2 đến thứ 6. Trong trường hợp có vấn đề khẩn cấp cần giúp đỡ, vui lòng nhấn phím 0.
Thank you for calling X JSC. Our offices are now closed. Please call back 7.30 am to 5 pm on Monday to Friday. In an emergency, please press 0.
Mẫu 2:
Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty X. Hiện tại tổng đài viên của chúng tôi không thể có mặt để tiếp nhận cuộc gọi. Quý khách vui lòng gọi lại trong khung giờ làm việc của công ty từ 7h30 đến 17h30 hàng ngày từ thứ 2 đến thứ 6. Để biết thêm về sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi, vui lòng truy cập website A. Xin cảm ơn!
Thanks for calling ABC. We regret to inform you that our office is currently closed. Our business hours are from Monday to Friday from 8 AM to 8 PM. For more information about our products and services, please visit us at abc.com.vn. Thank you!
Mẫu 3:
Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty X. Hiện tại các tổng đài viên đều không có mặt do ngoài giờ làm việc quy định. Quý khách vui lòng để lại lời nhắn sau tiếng bíp hoặc liên hệ lại với chúng tôi vào khung giờ 8h - 20h từ thứ 2 đến thứ 6. Xin cảm ơn!
Thank you for calling [company name]. We are currently unavailable to take your call. Please leave a message after the beep, or contact us during business hours: Monday through Friday between 8AM and 8PM. Thank you!
Lựa chọn được lời chào tổng đài song ngữ với kịch bản và giọng đọc MC chuyên nghiệp sẽ góp phần quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Bạn chỉ cần thu âm lời chào tổng đài song ngữ 1 lần mà có thể sử dụng vài năm hoặc lâu hơn thế. Thu âm lời chào tổng đài song ngữ chuyên nghiệp tại Radioad sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đạt được hiệu quả công việc cao.
Chào mừng quý khách đã gọi đến... Chúng tôi tiến hành nghỉ tết dương lịch từ ngày …. đến hết ngày ….. Ngày…. làm việc lại bình thường. Chúc quý khách năm mới an khang thịnh vượng. Xin cảm ơn!
Thank you for calling [company name]. We are currently closed in observance of [holiday name]. We will return on [date] at [time] AM. Wish you a wonderful holiday!
Nhằm giúp bạn có thêm ý tưởng để tự xây dựng kịch bản tổng đài song ngữ chuyên nghiệp, chăm sóc khách hàng hiệu quả, RADIOAD xin đưa ra những lưu ý sau:
1. Không đưa quá nhiều lựa chọn ở menu thoại: Có quá nhiều sự lựa chọn trong 1 bản thu âm tổng đài song ngữ có thể khiến khách hàng mất tập trung và khó định hướng cuộc gọi. Tốt nhất, bạn chỉ nên cung cấp tối đa 5 lựa chọn. Liệt kê theo thứ tự quan trọng.
2. Đặt số máy nhánh ở cuối: Khách hàng gọi đến có thể chưa biết nhánh máy lẻ nào cần gọi đến, tuy nhiên họ biết cần gặp bộ phận nào. Bởi vậy bạn cần đảm bảo khách hàng được nghe các lựa chọn trước khi thực hiện thao tác.
3. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu sẽ thuận tiện cho khách hàng hơn. Nên tránh dùng những thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu, không cần thiết, các từ viết tắt hoặc từ dài.
4. Cho khách hàng biết về thời gian chờ: Hãy cho khách hàng biết họ phải đợi trong thời gian bao lâu để được kết nối với nhân viên hỗ trợ.
5. Ngoài ra, với doanh nghiệp sử dụng tổng đài 1900, trong lời chào cần thông báo mức cước cho khách hàng trong 10s đầu. Nếu doanh nghiệp vi phạm, sẽ chịu trách nhiệm hành chính theo Luật.
Có rất nhiều mẫu lời chào tổng đài song ngữ. Tùy vào mô hình kinh doanh, doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng các mẫu kịch bản lời chào tổng đài song ngữ phù hợp. Tuy nhiên, lời chào cần đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, chuẩn xác và chuyên nghiệp.
Hy vọng những thông tin bổ ích trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có một lời chào tổng đài song ngữ chuyên nghiệp nhất, để đạt hiệu quả và nhận được sự yêu mến của khách hàng.
Bạn cần thu âm tổng đài song ngữ, hãy liên hệ ngay Radioad!
Hotline/zalo: 0989.612.668 – 08.1900.6366
